En 2000, l’écrit électronique a officiellement été reconnu comme étant une preuve légale. Depuis, la dématérialisation et l’émission d’originaux numériques se sont fortement développées. Les entreprises ont alors dû renouveler leur technique de conservation, afin d’être plus en phase avec les nouvelles pratiques. L’archivage électronique a ainsi vu le jour.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi consiste l’archivage électronique en vous donnant sa définition et son mode de fonctionnement. Nous évoquons également la réglementation à laquelle il est soumis.
Quelle est la définition de l’archivage électronique ?
L’expression « archivage électronique » fait référence à l’ensemble des procédés, outils, méthodes et actions qui sont utilisés pour identifier, classer et conserver des documents sous format numérique.
Ces derniers doivent être réunis sur un support sécurisé, afin d’être exploités et accessibles sur le long terme. Cela peut être effectué dans le but de servir de preuves en cas de litiges ou d’obligations légales, ou à titre informatif.
Les contenus archivés électroniquement ne peuvent et ne doivent pas être modifiés. De même, certains éléments doivent permettre de garantir l’authenticité et l’intégrité des informations qu’ils contiennent. C’est le cas notamment des suivants :
- empreinte électronique ;
- signature électronique ;
- traçabilité.
L’archivage numérique ne doit pas être confondu avec d’autres termes qui s’en rapprochent :
- la sauvegarde électronique : il s’agit uniquement de conserver une copie de sécurité, dont la durée de conservation est limitée. Le document sauvegardé peut être modifié ou remplacé, il n’a donc pas la même valeur juridique que l’original ;
- la gestion électronique de documents : la GED sert uniquement à simplifier le traitement des documents, mais ne s’attarde pas sur leur conservation.
Pour résumer, l’archivage électronique doit accomplir plusieurs missions :
- conserver sur le long terme les documents ;
- assurer l’intégrité des informations ;
- identifier de façon claire l’auteur et la date de production des contenus conservés.
Comment fonctionne l’archivage électronique ?
Pour que l’archivage des documents soit conforme aux normes en vigueur, votre système d’archivage électronique (SAE) doit respecter un certain nombre de caractéristiques.
Ainsi, le SAE doit impérativement être couplé à une politique de gestion documentaire permettant de faire la distinction entre les données sensibles et celles qui le sont moins. Cela se traduit comme suit :
- les documents sur support papier peuvent être convertis en documents numériques, à condition que la numérisation soit fidèle à la version originale. Peuvent être numérisées les pièces suivantes : devis, factures, contrats de travail, contrats commerciaux et fiches de paie ;
- les fichiers et les courriers électroniques doivent être indexés ;
- le coffre-fort électronique stockant les informations et données sensibles de l’entreprise doit être géré.
Ces pratiques permettent de répondre aux obligations légales de conservation des documents de gestion auxquelles est soumise une entreprise. Elles contribuent également à retrouver plus facilement une information, à se défendre en cas de contentieux administratif ou judiciaire, et à préserver la mémoire, le patrimoine et le savoir-faire de la société.
Quelle est la réglementation en vigueur en matière d’archivage électronique ?
L’archivage électronique est une pratique particulièrement encadrée par la loi française. Ainsi, pour respecter le cadre juridique, vous devez avoir connaissance des multiples normes, lois et articles qui en découlent.
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Normes en usage
Bien qu’elles soient non obligatoires, les normes en usage permettent aux entreprises d’avoir une marche à suivre pour archiver correctement leurs documents. Elles peuvent ainsi prendre appui sur les textes suivants :
- la norme AFNOR NF Z42-013, liée à la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique ;
- la norme AFNOR XP Z42-104, traitant des spécifications liées à la mise en œuvre du cachet électronique visible ;
- la norme AFNOR NF Z42-020, propre au coffre-fort numérique destiné à la conservation d’informations numériques ;
- la norme ISO 11506, faisant référence aux méthodes d’archivage et de preuve de données électroniques ;
- la norme ISO 15489, relative au records management.
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Législation en vigueur
Parallèlement aux normes, l’archivage électronique est encadré par des articles de lois précis. C’est le cas, notamment, en ce qui concerne les durées de conservation des documents.
Ils peuvent être consultés dans divers Codes :
- Code des assurances : articles L114-1 à L114-3 ;
- Code civil : articles 2224 et de 2225 à 2227 ;
- Code du commerce : article L123-22 et articles L225-96 à L225-126 ;
- Code de la consommation : article L213-1 ;
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5 ;
- Code général des impôts : articles 289-0 à 289 bis.
Enfin, la CNIL recommande aux entreprises d’adopter une politique d’archivage différenciée, en fonction de la nature du document et de ses données. Cela permet ainsi de respecter le « droit à l’oubli » instauré par la Loi Informatique et Libertés.
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