Vous envisagez de mettre en place un coffre-fort numérique ? Que vous soyez une petite ou une moyenne entreprise, vous avez tout intérêt à déployer ce type d’outil digital pour accélérer votre dématérialisation RH.
Mais comment faire pour mettre en place un coffre-fort électronique en bonne et due forme dans votre entreprise ? Comment l’interfacer au mieux avec votre écosystème digital actuel (SIRH, logiciel de paie) ? Quelles sont les offres les plus adaptées à vos besoins actuels ?
Cet article est un résumé des informations à connaître pour déployer un coffre-fort digital dans les petites et moyennes entreprises.
Voici ce que nous allons voir :
- Dématérialisation pour les TPE/PME : comment un coffre-fort numérique simplifie-t-il votre dématérialisation RH ?
- Mettre en place un coffre-fort numérique dans une petite ou moyenne entreprise : ce qu’il faut savoir
- Quelle offre Digiposte vous convient le mieux ?
TPE/PME : comment un coffre-fort numérique simplifie-t-il votre dématérialisation RH ?
La dématérialisation simplifie énormément la gestion administrative des documents relatifs aux salariés des entreprises. Elle représente une véritable opportunité pour les services RH… à condition de savoir comment la mettre en place et par où commencer.
Voyons en quoi un coffre-fort numérique va faciliter votre dématérialisation RH.
Petites et moyennes entreprises : comment la crise sanitaire les a-t-elle poussées à accélérer leur digitalisation ?
Depuis 2020, un phénomène inédit touche l’ensemble de la planète : la crise covid-19. Les confinements et les couvre-feux répétés, ainsi que le respect de la distanciation physique, affectent l’activité de très nombreuses entreprises. Ces dernières sont contraintes de réinventer leurs façons de travailler (notamment via le télétravail) et de digitaliser leurs process internes.
Certaines tâches administratives sont désormais plus difficiles à effectuer avec les contraintes imposées par la crise sanitaire. La remise du bulletin de paie est un exemple emblématique. En effet, comment le remettre aux salariés si ceux-ci ne viennent pas physiquement au bureau ? Cette question se pose également pour tous les autres documents RH qui ne sont pas encore au format dématérialisé.
Plusieurs enjeux se cachent derrière ces nouvelles habitudes de travail : maintenir le lien avec les salariés (même à distance), rester en conformité légale (dans notre exemple, la remise de la fiche de paie reste une obligation pour l’employeur, coronavirus ou non), gagner en productivité… Si bien qu’il est devenu essentiel de trouver une solution rapide, fiable et efficace pour passer à la dématérialisation. C’est précisément là qu’intervient le coffre-fort numérique.
Rappel : qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Avant d’aller plus loin, une définition s’impose afin de savoir exactement de quoi nous parlons. Un coffre-fort numérique, parfois appelé coffre-fort électronique ou coffre-fort digital, désigne une solution sécurisée pour stocker, ranger et recevoir des documents au format dématérialisé.
C’est l’employeur, souvent via le service RH, qui met le coffre-fort numérique à la disposition de ses salariés. Chaque coffre-fort est la propriété du collaborateur à qui il est attribué. Cet espace personnel est protégé par un système de cryptage complexe afin d’assurer un niveau de sécurité optimal. De nombreuses options sont également disponibles selon les coffres-forts numériques : horodatage, signature électronique, double authentification, etc.
L’atout majeur d’un coffre-fort numérique pour l’équipe RH est qu’il simplifie considérablement la remise de documents aux salariés (bulletins de paie, mais aussi contrats de travail, avenants, etc.).
Coffre-fort électronique : quels sont les avantages pour votre dématérialisation RH ?
La simplification de la remise de documents est loin d’être le seul avantage du coffre-fort numérique. Voici une liste non exhaustive des avantages d’un coffre-fort, comme celui de Digiposte :
- facilite l’accès aux documents dématérialisés (7j/7, 24h/24 et depuis n’importe où, même en dehors de l’entreprise) ;
- protège durablement les documents (leurs équivalents papier sont plus facilement perdus, volés ou abîmés) ;
- trace facilement le contenu du coffre-fort (à l’aide de l’horodatage, de la signature électronique et du journal des activités) ;
- diminue le volume des tâches chronophages et répétitives pour l’équipe RH (comme imprimer, mettre sous pli et délivrer le bulletin de paie à chaque salarié de l’entreprise) ;
- assure la remise des documents RH en temps et en heure (grâce à l’automatisation) ;
- baisse drastiquement les coûts (impression, mise sous pli et affranchissement) ;
- réduit l’empreinte écologique de l’entreprise (en utilisant moins de consommables et en diminuant les émissions de CO2) ;
- améliore la marque employeur (l’entreprise est perçue comme innovante).
En quoi un coffre-fort numérique peut-il simplifier la gestion des documents du quotidien pour les salariés ?
Les salariés ont eux aussi tout à gagner avec le coffre-fort électronique. Les bénéfices qu’ils peuvent retirer de cette solution vont bien plus loin que la seule réception des documents numériques certifiés envoyés par leur entreprise. Voici un résumé des bénéfices du coffre-fort numérique du point de vue des salariés :
- Conserver et classer tous leurs documents importants au même endroit : vos salariés ont la possibilité d’ajouter des organismes certifiés afin de recevoir automatiquement l’ensemble de leurs documents administratifs (bulletins de paie, factures, relevés d’énergie, documents d’imposition, mutuelle, attestations de contrat, etc.) directement dans leur coffre-fort numérique.
- Gérer leurs démarches administratives plus facilement : il est possible de classer les documents en fonction des organismes ou selon la thématique souhaitée (dossier bancaire, déménagement, suivi médical, etc.), de les archiver et d’y ajouter les documents reçus au format papier (carte d’identité, passeport, ordonnances, etc.) à l’aide du scanner intégré à l’application mobile (c’est le cas pour la solution Digiposte).
- Partager leurs documents avec des tiers en toute sécurité : les salariés disposant d’un coffre-fort numérique peuvent procéder à l’envoi de documents vers un tiers de confiance ou une personne de confiance, grâce à un lien de partage sécurisé, automatiquement généré par la solution. Ils peuvent aussi associer un mot de passe unique, à communiquer à leur interlocuteur, pour un niveau de sécurité supplémentaire avant l’accès aux documents partagés.
- Bénéficier de fonctionnalités utiles pour leur vie personnelle et professionnelle : les salariés ont accès à un large panel d’options personnalisables, comme un canal de communication complémentaire pour faciliter les échanges avec l’équipe RH, par exemple.
- Accéder à leur coffre-fort électronique depuis leur ordinateur et leur smartphone : certains fournisseurs de coffres-forts proposent une application mobile native dédiée (c’est le cas de Digiposte).
Comment fonctionne la certification des documents dans un coffre-fort digital ?
La « certification de documents » désigne l’opération par laquelle une autorité authentifie l’origine d’un bien, l’identité des signataires d’un écrit et la conformité à l’original des copies d’un document.
Dans le cas d’un coffre-fort électronique, il est essentiel que les documents qu’il conserve soient certifiés, c’est-à-dire que la solution doit être capable de prouver la provenance des documents tout en authentifiant précisément leurs émetteurs. Le coffre-fort doit également garantir la non-transformation des documents par l’émetteur une fois qu’ils ont été remis au destinataire.
Dans le cas de Digiposte, chaque document est un original numérique. Lorsque celui-ci est envoyé par l’entreprise dans un coffre-fort numérique, il est alors accompagné d’un certificat d’authenticité délivré par La Poste. Cela garantit l’origine du document, la date de délivrance et la non-transformation du document après dépôt dans le coffre.
Pour aller plus loin sur le sujet, nous vous invitons à lire cet article dédié à la certification des documents dans Digiposte.
Focus : qu’est-ce que la norme ISO 27 001 ?
Pour garantir la confidentialité, l’intégrité, la traçabilité et la disponibilité des données contenues dans un coffre-fort numérique, il existe une norme fournissant un cadre et des exigences légales concernant les systèmes d’archivage : il s’agit de la norme ISO 27 001.
La norme ISO 27 001 permet de gérer les risques liés à la sécurité des données. Elle vous protège de la perte, du vol ou de l’altération des données. Une solution certifiée ISO 27 001 atteste de la mise en place des bonnes pratiques et procédures afin d’assurer une sécurité optimale concernant les données de ses utilisateurs.
En bref, assurez-vous que le coffre-fort numérique que vous choisissez soit bien certifié ISO 27 001, telle que la solution Digiposte.
Vous êtes convaincu de l’intérêt de mettre en place un coffre-fort numérique pour accélérer votre dématérialisation RH ? Il est temps de voir comment déployer concrètement un tel outil dans votre entreprise. Soyez attentif à prendre en compte l’ensemble de votre écosystème digital dans le cadre de ce déploiement.
Mettre en place un coffre-fort numérique dans une petite ou moyenne entreprise : ce qu’il faut savoir
Le déploiement d’un coffre-fort numérique doit prendre en compte tout l’écosystème digital déjà déployé dans votre entreprise. Si vous êtes une PME ou une TPE, il y a fort à parier que vous avez déjà un logiciel de paie, voire un SIRH, dans votre entreprise.
Le coffre-fort électronique doit-il venir remplacer ces outils digitaux ? Faisons un point sur les notions de SIRH et de logiciel de paie, avant de voir comment interfacer le tout avec un coffre-fort numérique. Le but : optimiser votre dématérialisation RH.
Outils SIRH et TPE/PME : comment faire le bon choix ?
Mettre en place un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) n’est désormais plus une option tant ce type d’outil est devenu essentiel au bon fonctionnement des entreprises.
Un SIRH ne se limite plus à la simple gestion du personnel. Il facilite également la gestion de votre paie, de vos process de recrutement et de toutes les procédures administratives concernant vos collaborateurs.
SIRH : pourquoi est-il urgent de le mettre en place ?
L’intérêt majeur du SIRH est qu’il permet d’automatiser les (trop) nombreuses tâches administratives qui composent le quotidien des DRH, RRH et employeurs des TPE/PME. En quelques clics, vous accédez directement à tous vos documents RH à distance. Le SIRH s’avère très utile pour faire des reportings RH.
Voici les raisons qui justifient de mettre en place un SIRH dans votre TPE/PME dès maintenant :
- Pour gagner en productivité : vous économiserez non seulement du temps (en déléguant à un outil les tâches administratives basiques et chronophages), mais aussi de l’argent (vos frais d’impression et d’envoi vont diminuer).
- Pour structurer efficacement vos processus RH : centralisation de l’information, suivi de l’activité RH, communication transverse, assurance de délivrer les documents en temps et en heure…, une différence de taille pour vos processus RH !
- Pour vous assurer d’être en conformité légale tout en protégeant les données RH : un bon SIRH prend automatiquement en compte les évolutions réglementaires et les applique sans que vous n’ayez à vous en occuper. Le tout dans un espace bien sécurisé.
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Quel logiciel SIRH pour votre entreprise ?
Pour choisir le logiciel SIRH adapté à votre TPE ou à votre PME, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Quel est le nombre d’utilisateurs ?
- De quels types de modules avez-vous besoin (paie, formation, GPEC : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, etc.) ?
- Quel est votre budget ?
- Vos équipes RH sont-elles à l’aise avec le digital ?
- Devez-vous prévoir une formation sur l’utilisation du SIRH ?
- Préférez-vous un SIRH déployé dans vos infrastructures existantes ou accessible en mode SaaS ?
Dites-vous qu’il n’y a pas vraiment de logiciel SIRH meilleur que les autres. Le meilleur SIRH pour vous ne sera probablement pas le même que celui d’autres entreprises. Choisissez avant tout un outil SIRH qui répond précisément aux besoins de votre TPE/PME en matière de dématérialisation RH.
Pour vous aider à faire votre choix, voici 3 logiciels SIRH ayant fait leurs preuves sur le marché. Les voici :
- ServicesRHOnline, le logiciel à la carte ;
- Cegid Talents, le logiciel tout-en-un ;
- Nicoka HR, le SIRH personnalisable.
Si vous souhaitez aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre comparatif de ces 3 SIRH en cliquant ici.
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Mise en place d’un SIRH : 4 étapes pour la réussir
Pour procéder au déploiement d’un SIRH en bonne et due forme, il est essentiel de respecter ces 4 étapes clés :
- Créer une équipe projet dédiée au déploiement du SIRH : cette équipe doit notamment réunir votre service RH, votre DSI, certains de vos managers opérationnels impliqués, ainsi qu’un chef de projet dédié.
- Définir un cahier des charges : il doit préciser le planning, le budget, les attentes, le mode d’hébergement souhaité, ainsi que vos exigences techniques.
- Choisir un partenaire de confiance : comme nous l’avons vu dans la partie précédente, vous devez passer les fournisseurs de SIRH au crible de vos besoins identifiés. Privilégiez également des entreprises solides et certifiées, notamment vis-à-vis des standards de sécurité des données.
- Communiquer tout au long du projet : une campagne de communication doit être mise en place tout au long du déploiement du SIRH. Cela permettra de rassurer vos salariés, ainsi que les instances représentatives du personnel, et facilitera l’adoption du SIRH dans votre entreprise.
Pour en savoir plus sur les étapes pour réussir la mise en place d’un logiciel SIRH, nous vous renvoyons à la lecture de cet article en cliquant ici.
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Logiciels de paie vs. SIRH : quelles sont les différences ?
La gestion des fiches de paie est l’exemple type de ces missions administratives répétitives (elle se répète chaque fin de mois) et chronophages (éditer, imprimer et délivrer chaque fiche de paie prend beaucoup de temps). Le logiciel de paie apparaît donc comme la solution de facilité, et à raison !
N’oubliez pas toutefois l’intérêt du SIRH, car un logiciel de paie se concentre uniquement sur la gestion de la paie, et non sur les nombreuses autres missions RH à gérer : recrutement, édition des contrats de travail, demandes de congés et absences, etc.
En fonction des besoins de votre TPE/PME, c’est à vous de décider si un logiciel de paie vous suffit ou si vous avez intérêt à opter pour une solution bien plus complète (ayant un module dédié à la paie, bien évidemment). Si vous voulez approfondir cette question, cet article consacré aux progiciels de paie vous aidera dans votre réflexion.
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Logiciels de paie vs. SIRH : quelles sont les différences ?
La gestion des fiches de paie est l’exemple type de ces missions administratives répétitives (elle se répète chaque fin de mois) et chronophages (éditer, imprimer et délivrer chaque fiche de paie prend beaucoup de temps). Le logiciel de paie apparaît donc comme la solution de facilité, et à raison !
N’oubliez pas toutefois l’intérêt du SIRH, car un logiciel de paie se concentre uniquement sur la gestion de la paie, et non sur les nombreuses autres missions RH à gérer : recrutement, édition des contrats de travail, demandes de congés et absences, etc.
En fonction des besoins de votre TPE/PME, c’est à vous de décider si un logiciel de paie vous suffit ou si vous avez intérêt à opter pour une solution bien plus complète (ayant un module dédié à la paie, bien évidemment). Si vous voulez approfondir cette question, cet article consacré aux progiciels de paie vous aidera dans votre réflexion.
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Externalisation de la paie : comment bien s’y prendre ?
Comme nous l’avons vu, la gestion de la paie des salariés de votre entreprise peut être effectuée en interne grâce à un SIRH ou un logiciel de paie. Vous pouvez également la déléguer à un prestataire externe. Il s’agit de l’externalisation de la paie.
Externaliser la paie consiste à confier la gestion de la paie à un partenaire spécialisé. C’est alors à lui d’éditer les bulletins de paie et de faire l’ensemble des déclarations sociales obligatoires (DSN). Il va aussi prendre en charge la veille juridique pour pouvoir appliquer tout changement réglementaire impactant la paie.
Il peut être intéressant d’externaliser la paie de votre PME/TPE si :
- vous avez une organisation multisites et/ou internationale ;
- vous n’avez pas une équipe administrative, un service RH ou financier en interne ;
- vous préférez rester focalisé sur votre cœur de métier en déléguant le reste ;
- vous êtes dans une phase d’instabilité économique ;
- vous craignez les nombreuses évolutions réglementaires relatives à la paie (telles que le RGPD).
Comment intégrer un coffre-fort électronique dans l’écosystème digital d’une PME/TPE ?
Maintenant que vous êtes au clair sur les enjeux et les spécificités des outils de digital RH, voyons comment intégrer votre futur coffre-fort numérique dans cet écosystème. Pour que ce type de solution soit en mesure d’apporter un maximum de valeur ajoutée, il va vous falloir déployer le coffre-fort numérique en bonne et due forme.
Voici les 3 étapes à suivre pour mettre en place un coffre-fort numérique :
- Analyser les besoins de l’entreprise concernant la dématérialisation :
Menez une analyse profonde, avec votre équipe RH, à propos de la gestion des documents relatifs à vos salariés. Comment et par qui est faite cette gestion actuellement ? Quelles sont les difficultés rencontrées ?
Au moment de choisir un coffre-fort numérique, étudiez les différentes fonctionnalités proposées en fonction de vos besoins. Par exemple, si vous voulez que vos salariés reçoivent leurs fiches de paie directement dans leurs coffres-forts, choisissez une solution facilement compatible avec votre SIRH (ou votre logiciel de paie). - Communiquer suffisamment en amont du projet :
Vous devez informer vos salariés de l’arrivée du coffre-fort électronique avant son lancement. Dans le cas de la fiche de paye, vous aurez l’obligation légale de communiquer au moins 30 jours avant son déploiement. Cette période sert aux salariés à manifester leur éventuel refus et exprimer leur décision de rester au format papier.
Votre communication doit être suffisamment claire. Pour cela, utilisez des mails, des affiches, des flyers, des réunions d’information (et votre intranet si vous en avez un). - Mettre en place une conduite du changement pour vos salariés :
Faciliter l’adhésion de vos salariés au coffre-fort digital implique de déployer une politique d’accompagnement au changement. Concrètement, accompagnez autant que possible les salariés qui exprimeront leurs craintes, voire leur refus, d’utiliser la solution numérique. Pour cela, appuyez-vous sur des ambassadeurs et référents dédiés (RH, communication et technique) afin d’aider les collaborateurs à s’approprier le coffre-fort numérique, tout en répondant à leurs questions.
Dans le cas des TPE et des PME, nous vous conseillons vivement de privilégier les coffres-forts numériques clés en main, comme celui proposé par Digiposte. C’est le meilleur moyen d’automatiser rapidement tous vos processus de remise de documents RH sans avoir besoin de tout gérer manuellement. Aussi, pensez à déléguer la gestion des évolutions réglementaires (RGPD, politique des refus, etc.) au prestataire vous fournissant la solution.
L’idée de mettre en place un coffre-fort numérique de qualité dans votre TPE/PME vous attire ? Dans cette dernière partie, nous allons vous partager les différentes options qui s’offrent à vous concernant le coffre-fort Digiposte.
Mettre en place un coffre-fort numérique : quelle offre Digiposte vous convient le mieux ?
Le coffre-fort numérique Digiposte a été conçu pour simplifier le stockage de documents et de données sensibles. Pour vous aider à choisir l’option qui correspond le mieux aux besoins de votre TPE/PME, faisons un point sur les différentes offres proposées par Digiposte.
Solutions de stockage de données : pourquoi choisir le coffre-fort Digiposte ?
En tant que solution numérique de La Poste, le coffre-fort Digiposte est une référence en France. Il s’agit du principal éditeur de coffres-forts électroniques identifié par les salariés français selon cette étude OpinionWay (page 22).
L’offre « classique » proposée par Digiposte consiste en un coffre-fort numérique offrant un espace personnel et sécurisé à vos salariés, dans lequel vous pouvez, en tant qu’employeur, envoyer vos documents certifiés (du type : bulletin de paie, bilan social individuel, informations, avenants…). Depuis cet espace, les salariés peuvent recevoir, stocker et transmettre des documents. Bien sûr, notre solution garantit l’intégrité et l’exactitude de l’origine de ces documents, ainsi qu’une parfaite traçabilité et une identification sécurisée.
Les équipes Digiposte vous aident à mettre en place le coffre-fort numérique dans votre TPE/PME. Concrètement, nous interfaçons la solution à votre logiciel de gestion de la paie. Nous vous accompagnons sur tous les aspects techniques afin que vous puissiez digitaliser sereinement la diffusion de la paie et des autres documents RH auprès de vos collaborateurs.
Digiposte Access : avantages et gains
Comme pour l’offre « classique », l’offre Digiposte Access permet d’envoyer en quelques clics vos documents numériques. La différence est que Digiposte Access est accessible en mode SaaS (autrement dit, elle ne nécessite pas d’intégration informatique dans vos locaux).
Pour faire simple, Digiposte Access est la solution parfaite si vous ne souhaitez pas effectuer de développement informatique de votre côté. Vous vous concentrez alors sur l’essentiel : la remise de vos documents RH en temps et en heure à vos collaborateurs, avec un suivi individuel sur l’heure de remise.
L’option Digiposte Extension : de quoi s’agit-il ?
L’option Digiposte Extension sert, dans certains cas, à étendre la distribution par voie numérique à la totalité de vos documents administratifs. Vous avez ainsi la possibilité de diffuser tout type de document, mais aussi des communications RH (mot du directeur, information concernant la mutuelle d’entreprise, etc.).
Vous pouvez envoyer ces éléments à la totalité ou à une partie de vos collaborateurs. Très pratique, l’option Digiposte Extension est faite pour vous si vous souhaitez tout centraliser en un seul et même endroit sécurisé.
Vous souhaitez mettre en place un coffre-fort numérique qui répondra parfaitement aux besoins de votre petite ou moyenne entreprise ? Ne cherchez plus : cliquez ici pour découvrir le coffre-fort Digiposte ! L’ensemble de notre équipe est à votre service.
