La gestion de la paie, une tâche gérée par le service RH, implique un processus complexe et particulièrement chronophage. Heureusement, le digital est venu faciliter le quotidien des gestionnaires de paie et des responsables RH. Qu’elle soit administrée en interne ou externalisée, la paie peut être « déléguée » à des outils informatiques très utiles : la mise en place d’un logiciel de paie et l’intégration d’un SIRH (pour Système d’Information Ressources Humaines).
Si vous souhaiteriez simplifier la gestion de la paie dans votre entreprise mais que vous n’avez pas encore statué sur la mise en place d’un logiciel de paie et/ou d’un SIRH, n’oubliez pas de vous poser ces questions clés pour mieux trouver la solution qui convient à votre entreprise :
- Devriez-vous externaliser la gestion de la paie ?
- Pourriez-vous faire cohabiter SIRH et paie dans le même système d’information ?
- Vaudrait-il mieux avoir un logiciel de paye et un SIRH indépendants ?
Préambule : vous faut-il externaliser la paie ?
Cette question est essentielle si vous n’avez pas, dans votre entreprise, de personnes spécialement dédiées à la gestion de la paye. Dans ce cas, demandez-vous si vous n’avez pas intérêt à déléguer cette tâche chronophage à un prestataire externe.
L’externalisation de la paie consiste à laisser votre partenaire faire les déclarations sociales obligatoires (DSN) à votre place. C’est aussi lui qui va éditer les fiches de paie et s’assurer d’appliquer toutes les évolutions réglementaires afin d’avoir des documents en conformité avec les obligations légales.
Couplée à la dématérialisation des bulletins de paie, l’externalisation assure à vos salariés d’obtenir leurs précieux documents en temps et en heure, y compris à distance. Cela libère ainsi vos équipes internes de la pression relative à la paie à chaque fin de mois et leur permet de consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Que vous soyez une grande entreprise ne souhaitant pas embaucher une équipe entièrement dédiée à la paie ou bien une TPE/PME en manque de ressources internes, vous allez gagner en temps et en efficacité avec la délégation de la gestion des salaires à un éditeur spécialisé (comme ADP Paie, par exemple).
Logiciel de paie ou SIRH : lequel choisir ?
Le logiciel de paie étant le premier à être arrivé en entreprise (dans les années 1970), il domine depuis la gestion de la paie. Mais l’apparition des logiciels SIRH, conçus pour gérer un ensemble de données relatives au personnel, a redistribué les cartes et il est très fréquent qu’une entreprise possède à la fois un logiciel de paie et un SIRH, pour pouvoir bénéficier non seulement d’une gestion de paie efficace et détaillée mais aussi de l’import de données hors données de paie.
Si les progiciels de paie sont relativement peu à pouvoir importer d’autres données que celles liées à la paie, nous ne pouvons pas en dire autant des SIRH. Ces derniers sont en effet pensés pour importer et exporter facilement de la data avec la plupart des logiciels de paie du marché.
SIRH : Pourquoi est-il urgent de le mettre en place ?
Pour rappel, le SIRH désigne un ensemble de progiciels qui simplifient et automatisent la gestion de nombreuses tâches du service des Ressources humaines : embauches, suivi des congés, paie et administration, etc.
Comme nous le détaillons dans cet article, il est devenu essentiel pour les entreprises d’utiliser ce type d’outils RH afin de :
- gagner en productivité (gain de temps et d’argent) ;
- structurer efficacement vos processus RH (en suivant au plus près l’activité RH et en améliorant la communication entre vos différents services) ;
- s’assurer d’être en conformité légale tout en protégeant vos données RH (en prenant automatiquement en compte les évolutions législatives et en cryptant les données sensibles) ;
- répondre aux attentes de vos salariés (en facilitant considérablement leur vie administrative).
Si vous n’avez pas encore mis en place un tel logiciel dans votre entreprise, il ne vous reste plus qu’à savoir quel SIRH choisir.
C’est également à vous de voir si vous souhaitez opter pour un SIRH ayant un module dédié à la paie ou si vous voulez un logiciel de paie indépendant de votre SIRH.
Comparatif des logiciels de paie
Si vous souhaitez vraiment séparer votre logiciel de paie de votre SIRH, rassurez-vous : c’est possible, et cela, quels que soient la taille et le secteur d’activité de votre entreprise ! Il existe en effet des logiciels de gestion de paie pour tous les besoins.
Avec plusieurs centaines de progiciels de paie disponibles, vous trouverez forcément celui qu’il vous faut ! Notez bien qu’il n’y a pas de meilleur logiciel de paie : cela dépend essentiellement de vos besoins et de vos attentes.
En plus de votre SIRH et/ou de votre logiciel de paie, il est devenu très pratique de coupler ces outils avec un coffre-fort numérique. En un simple clic, vous avez ainsi la possibilité de délivrer directement le bulletin de paie à chacun de vos salariés dans des espaces personnels et sécurisés.
