Malgré le fait qu’elle soit bien perçue, la dématérialisation RH, tout comme l’intégration d’un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), ont tardé à s’implanter dans les entreprises françaises (comme en témoignent les chiffres clés de la dématérialisation RH). Pourtant, en 2020, un phénomène sans précédent a frappé le monde entier : la crise sanitaire du coronavirus, aussi appelé Covid-19.
Cette période inédite suscite encore de nombreuses questions. Pour pouvoir continuer à travailler, les entreprises sont contraintes de réinventer et digitaliser leurs process internes. Dans cet article, nous allons voir comment le Covid a poussé toutes les entreprises à accélérer leur transformation numérique. Nous verrons aussi que PME et SIRH font plus que jamais bon ménage.
La crise sanitaire du Covid a bouleversé le quotidien des PME
Mars 2020. La dure réalité de la pandémie du Covid s’impose violemment dans les entreprises. Le confinement et le respect de la distanciation physique ont alors porté un coup dur à leurs activités.
Depuis, cette situation inédite implique de profonds changements d’organisation interne dans les entreprises. Le télétravail, qui était possible mais peu utilisé, est fortement encouragé par le gouvernement pour faire face à la crise sanitaire. D’abord perçu comme une contrainte, ce mode de travail a rapidement prouvé son intérêt.
Aussi pratique soit-il, le télétravail rend certaines tâches administratives difficiles à effectuer. En tant que responsable RH, comment faire par exemple pour remettre physiquement les bulletins de paie papier aux salariés ? La question se pose aussi pour tout autre document RH clé du dossier collaborateur, encore non dématérialisé.
Les PME ayant déjà un coup d’avance en matière de digitalisation ont plus facilement tiré leur épingle du jeu. En effet, le télétravail n’empêche nullement un bulletin de paie numérique d’être remis aux salariés, contrairement au format papier.
Par exemple, la société U Logistique nous a confié que ses salariés, ayant opté pour le bulletin de salaire dématérialisé, l’avaient reçu en temps et en heure lors du premier confinement (Avril-Mai 2020). Un net avantage, car la remise du bulletin papier a été retardée de deux semaines en moyenne pendant cette période. De quoi convaincre les plus réticents de passer à la dématérialisation.
Si vous souhaitez en savoir davantage sur ce sujet, ne manquez pas notre case study avec U Logistique, qui a fait le choix de la dématérialisation avec Digiposte. C’est par ici !
PME et SIRH : pourquoi il est plus que temps de vous y mettre ?
En décembre 2018, déjà 86 % des salariés français estimaient que la dématérialisation en matière de gestion des processus administratifs RH était une évidence et qu’elle allait certainement se développer davantage dans les entreprises (étude 2018 d’OpinionWay pour Althéa).
Comme nous l’avons vu, l’avenir n’a fait que leur donner raison. Les PME ont particulièrement intérêt à mettre en place un SIRH (Système d’information des Ressources humaines) en cette période de Covid-19. Il est aussi intéressant de pouvoir coupler ce SIRH avec des coffres-forts numériques collaborateurs, des espaces numériques personnels et sécurisés leur permettant de recevoir des documents RH importants (bulletin de paie, contrat de travail, avenant, BSI…) au format numérique. La transmission de ces documents en sera d’autant plus facilitée.
Et le chemin vers la digitalisation est encore long. En effet, dans le cas emblématique du bulletin de paye, 84 % des salariés de PME le recevaient encore au format papier en 2018 (contre 72 % dans les grandes entreprises, toujours selon l’étude d’OpinionWay).
Voyons pourquoi il est urgent pour les PME d’accélérer leur digitalisation grâce à un logiciel SIRH.
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Pour maintenir le lien avec les salariés, même à distance
Un SIRH permet de centraliser l’ensemble des informations et processus RH de l’entreprise. Pour le service RH des PME, c’est l’assurance de délivrer les documents administratifs en temps et en heure aux salariés et un suivi précis de la livraison, même en cas de crise sanitaire impliquant de travailler à distance de l’entreprise.
Avoir des processus RH digitalisés facilite aussi la communication avec les collaborateurs à distance. Un SIRH permet de faire circuler l’information plus efficacement, ce qui accélère les prises de décision.
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Pour gagner en productivité
Un SIRH bien paramétré est synonyme d’automatisation des tâches administratives répétitives. Vous dites alors adieu à la paperasse et aux tableurs Excel. Pour ce qui est de la fiche de paie, par exemple, vous n’avez plus à éditer, imprimer, mettre sous pli, affranchir et poster ce document à chaque collaborateur, tous les mois. Avec la e-fiche de paie, tout est automatisé et distribué en quelques clics.
Les personnes chargées de la gestion des ressources humaines dans la PME peuvent ainsi se recentrer sur des missions plus importantes, comme les recrutements ou la gestion des talents. Vous réaliserez également des économies sur le matériel d’impressions et les consommables (imprimantes, encre, papier, enveloppes, frais d’envoi, etc.).
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Pour rester en conformité légale
Pour les PME, il n’est pas toujours facile de suivre les évolutions réglementaires, surtout en période de Covid-19. Un SIRH bien choisi vous assure d’appliquer automatiquement les changements législatifs (comme le RGPD) et de remettre les documents administratifs dans les temps impartis.
Les SIRH proposent en outre de sécuriser les données personnelles de vos collaborateurs et de garantir l’authenticité des documents. La protection est d’autant plus importante en cette période de Covid, où les tentatives de piratage et les fraudes se sont considérablement développées (comme le souligne le guide anti-arnaque pour les entreprises proposé par France Num).
La crise Covid-19 a poussé les entreprises à accélérer leur digitalisation. Il est plus que temps pour les PME d’adopter un logiciel SIRH pour pouvoir continuer à travailler efficacement.
Vous souhaitez vous aussi prendre le virage digital dans votre entreprise ? Mettre en place un coffre-fort numérique est un très bon début. Vous pourrez ainsi remettre les documents RH de vos salariés directement dans des espaces personnels et sécurisés. Vos collaborateurs pourront alors les visualiser en quelques clics et à distance, peu importe l’endroit où ils se trouvent. Pour en savoir plus, c’est par ici !
